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Zahlungsabwicklung in der bAV: SEPA-Lastschriftmandat oder manuelle Überweisung?
In der betrieblichen Altersvorsorge (bAV) entscheidet nicht nur das Versorgungskonzept über Effizienz und Rechtssicherheit, auch die Zahlungsabwicklung spielt eine operative Schlüsselrolle. Zwischen manueller Überweisung und dem SEPA-Lastschriftverfahren bestehen signifikante Unterschiede in Bezug auf Ressourcenbindung, Prozesssicherheit und Kontrollmechanismen.
Für die Finanz- und Lohnbuchhaltung im Mittelstand stellt sich die Frage:
Welche Methode reduziert den Aufwand ohne Kontrollverlust?
Norman Schlehr und Team, betriebliche Altersversorgung in Hannover
Zahlungsabwicklung in der bAV: SEPA-Lastschriftmandat oder manuelle Überweisung?
🔧 1. Status quo: Manuelle Überweisung, ein gewohnter Prozess mit hohem Aufwand
Vereinzelte Unternehmen im Mittelstand setzen nach wie vor auf die manuelle Zahlungsanweisung von bAV-Beiträgen. Die Gründe sind historisch gewachsen: Kontrolle, Sicherheit, bewährte Abläufe.
⚠️ Nachteile:
• ⏱️ Jeder Zahlungslauf erfordert personelle Ressourcen.
• 📅 Terminabweichungen führen zu Rückfragen bei Versicherern.
• 🧮 Fehler in der Beitragszuordnung verursachen manuellen Klärungsaufwand.
• 📉 Keine Automatisierung = keine Skalierbarkeit bei Mitarbeiterwachstum.
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⚙️ 2. SEPA-Lastschriftmandat: Automatisierung mit klaren Vorteilen
Die Einrichtung eines SEPA-Lastschriftmandats schafft Abhilfe: Der Versorgungsträger zieht die Beiträge zum Fälligkeitstermin automatisch ein. Dies reduziert die operative Belastung und sichert gleichzeitig eine termingerechte Beitragserfüllung.
✅ Vorteile:
• 💼 Arbeitsersparnis: Kein monatliches Anstoßen von Überweisungen.
• 🧾 Fehlerminimierung: Keine Zahlendreher oder Buchungsfehler.
• ⏰ Fristensicherheit: Pünktliche Zahlung, keine Mahnungen.
• 🔍 Revisionssicherheit: Jeder Einzug dokumentiert und prüfbar.
• 📈 Skalierbarkeit: Auch bei mehr Verträgen bleibt der Aufwand konstant.
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🔐 3. Kontrolle: Ist SEPA auch sicher?
Ein häufiger Vorbehalt: Kontrollverlust. In der Praxis unbegründet, wenn die Prozesse stimmen.
🛡️ Was für Sicherheit sorgt:
• 📜 Einzug nur auf Basis vertraglich fixierter Beiträge.
• 🗂️ Alle Änderungen im Vorfeld abgestimmt (z. B. bei Gehaltsänderungen).
• 💳 Jeder Einzug sichtbar im Konto und revisionssicher belegbar.
• 🔁 Fehlerhafte Buchungen können zurückgebucht werden.
📤 Auf Anfrage stellen die meisten Versicherer:
• 📑 Zahlungsaufstellungen (z. B. als PDF, Excel)
• 💻 AVIS-Dateien zur automatisierten Kontrolle und Zuordnung
bereit – speziell für Lohn- und Finanzbuchhaltung. Damit bleibt die Transparenz vollumfänglich gewahrt.
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🧭 4. Empfehlung aus der Praxis
Gerade im Mittelstand mit begrenzten Ressourcen bringt das SEPA-Lastschriftverfahren klare operative Vorteile.
🔄 Umsetzungsschritte:
• 📝 Einheitliches SEPA-Mandat bei neuen Verträgen integrieren.
• 🔄 Bestehende Verträge sukzessive umstellen.
• 🤝 Enge Abstimmung zwischen Lohnbuchhaltung, Finanzabteilung und Versorgungsträger.
• 📤 Nutzung der bereitgestellten AVIS- und Zahlungsübersichten zur Kontrolle und Dokumentation.
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📊 Ergebnis:
Die Wahl zwischen manueller Überweisung und SEPA-Lastschrift ist keine Formsache, sondern eine strategische Prozessentscheidung.
✅ Wer auf automatisierten Einzug setzt, spart Zeit, senkt Fehlerrisiken und schafft eine saubere, skalierbare bAV-Verwaltung.
🧾 Die Kontrolle bleibt erhalten, der Aufwand nicht.
Warum betriebliche Altersvorsorge?
Sozialversicherungspflichtige Angestellte profitieren Dank des deutschen Rentenversicherungssystems von der gesetzlichen Altersrente. Sicher ist aber, dass die gesetzliche Rente für viele Menschen im Alter nicht ausreichen wird, den aus dem Erwerbsleben gewohnten Lebensstandard halten zu können. Daher ist eine zusätzliche private Vorsorge unausweichlich. Teil einer solchen Vorsorge-Strategie sollte für Angestellte die betriebliche Altersvorsorge sein. Wie diese funktioniert und welche Vorteile sie für Arbeitgeber*innen und Arbeitnehmer*innen bietet, erfahren Sie hier.
Employer Branding und Arbeitgeberattraktivität durch betriebliche Altersvorsorge steigern
Eine betrieblichen Altersversorgung für Mitarbeiter*innen bietet Unternehmen Wettbewerbsvorteile in der Personalpolitik. Dabei geht es nicht nur um die Gewinnung von Fach- und Führungskräften, Unternehmen, die eine bAV anbieten, können ihre Mitarbeiter*innen auch länger halten. Das Vorhandensein einer betrieblichen Vorsorge für den Ruhestand, den Fall der Invalidität oder der Hinterbliebenen wird inzwischen auch in kleinen und mittelständigen Unternehmen (KMU) von der Mehrzahl der Angestellten gewünscht.
Als Unternehmen oder Selbstständige möchten Sie bei Betriebsrente eigenständig für Ihre Mitarbeiter*Innen einführen? Unsere Checkliste steht Ihnen zum Download bereit. -> Hier geht es zum Download Ihrer bAV-Checkliste.
Das sind wir: Als Experten für betriebliche Altersvorsorge unterstützen Norman Schlehr und sein Team Unternehmen des deutschen Mittelstands der Größenordnungen 100 – 750 Mitarbeiter*innen in der Planung und Realisierung eigener Betriebsrenten sowie der Vorsorge im Bereich der Geschäftsführungen. Dadurch erreicht unsere Mandantschaft eine spürbare und meistens kostenneutrale Stärkung ihrer Arbeitgebermarke und eine Steigerung des sozialen Unternehmensimages. Es verlängern sich die Stehzeiten Ihrer Mitarbeiter*innen und Sie erreichen Vorteile in der zukünftigen Personalgewinnung. Direkte und indirekte Kostenvorteile bilden ebenfalls einen sehr positiven Effekt auf Ihr Unternehmen.
Sie möchten mehr über die betriebliche Altersvorsorge erfahren oder eine mögliche individuelle Installation der bAV in Ihrem Unternehmen? Gerne stehen wir Ihnen für Ihre Anliegen zur Verfügung. Treten Sie einfach mit uns digital oder persönlich in den Kontakt. -> Hier geht es zum Kontaktformular.
Sie möchten Ihr Unternehmen in der betrieblichen Altersversorgung weiter ausbauen und Ihre Mitarbeitenden*innen noch mehr begeistern? Dann sind wir der richtige Partner an Ihrer Seite. Folgen Sie uns gerne auf den gängigen Social Media-Kanälen. Gerne stehen wir Ihnen für erste individuelle Fragen mit einem digitalen oder persönlichen Erstgespräch zur Seite.
Rechtlicher Hinweis: Unser Team informiert auf besser-bAV.de praxisnah über Änderungen innerhalb der betrieblichen Altersversorgung für Unternehmen und bAV-Verantwortliche. Wir möchten Sie damit in Ihrer Unternehmensführung unterstützen. Bei diesen Publikationen handelt es sich um keine Kaufempfehlung oder Beratung. Eine individuelle und konzeptionelle Beratung Ihres Unternehmens ist durch keine Presseveröffentlichung zu ersetzen.
PS, denken Sie daran: Begeisterte Mitarbeitende verbleiben länger im Unternehmen und empfehlen Sie auf der Suche nach weiteren qualifizierten Mitarbeiter*innen gerne im eigenen Umfeld. Dies spart Ihnen Kosten und verstärkt Ihr positives Unternehmensimage. Etwas besseres kann Ihnen nicht passieren.
Ihr besser Team von besser-bAV aus Hannover
Quellen:
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