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Liebe Unternehmerinnen und Unternehmer, liebe Personalverantwortliche,
die Beiträge werden überwiesen. Die Verträge liegen in den Personalakten. Rückfragen gibt es gelegentlich, aber im Großen und Ganzen läuft die betriebliche Altersversorgung.
Das ist ein guter Anfang. Ob Ihre bAV auch sauber organisiert ist und zu Ihrem Unternehmen passt, lässt sich daraus allerdings noch nicht ableiten.
Denn ein Versorgungsbestand wächst mit dem Betrieb. Beschäftigte kommen und gehen, bringen Verträge mit, wechseln in Teilzeit oder übernehmen neue Aufgaben. Gleichzeitig ändern sich Ansprechpartner, Abläufe und Anforderungen an die Dokumentation. Was vor einigen Jahren gut eingerichtet wurde, braucht deshalb von Zeit zu Zeit einen prüfenden Blick.
Ein bAV-Bestandscheck untersucht, ob Versorgungszusagen, Verträge, Arbeitgeberzuschüsse und Verwaltungsabläufe zusammenpassen.
Damit schaffen Sie eine Grundlage, um offene Fragen zu klären und Ihre betriebliche Altersversorgung gezielt weiterzuentwickeln.
Meine Empfehlung: Nehmen Sie Ihre Betriebsrente regelmäßig auf den Prüfstand. Gerade im Mittelstand lohnt sich eine geordnete Bestandsaufnahme, bevor aus kleinen Unklarheiten wiederkehrende Verwaltungsprobleme werden.
Ihr Norman Schlehr und Team, betriebliche Altersversorgung in Hannover
📁 1. bAV-Verträge prüfen: Kennen Sie Ihren vollständigen Bestand?
Beginnen Sie mit einer einfachen Frage: Können Sie auf Anhieb sagen, welche Versorgungszusagen und Verträge in Ihrem Unternehmen bestehen?
Dabei geht es um mehr als eine Liste von Versicherungsnummern. Relevant sind auch die zugrunde liegenden Vereinbarungen, die Finanzierung und der aktuelle Status. Ein Vertrag kann weiterbestehen, obwohl die betreffende Person längst ausgeschieden ist. Eine Beitragsfreistellung wiederum bedeutet nicht automatisch, dass sämtliche Fragen zur Zusage erledigt sind.
Für eine erste Übersicht sollten Sie je Versorgung mindestens festhalten:
✔️ Welche Person und welcher Durchführungsweg sind betroffen?
✔️ Welche Zusage und welche Vereinbarungen liegen zugrunde?
✔️ Wer finanziert die Beiträge, und in welcher Höhe?
✔️ Ist die Versorgung aktiv, beitragsfrei oder einer ausgeschiedenen Fachkraft zugeordnet?
✔️ Wer ist beim Versorgungsträger und im Unternehmen zuständig?
Berücksichtigen Sie dabei auch ältere Zusagen und mitgebrachte Direktversicherungen. Gerade diese Bestände lassen sich nicht immer anhand der aktuellen Beitragszahlungen vollständig erfassen.
Fehlen Unterlagen, markieren Sie diese ausdrücklich. Ein offener Punkt ist leichter zu bearbeiten als eine vermeintlich vollständige Akte.
Wichtig: Bestehende Verträge sollten Sie nicht vorschnell ersetzen. Alte Konditionen und erworbene Rechte können wertvoll sein. Erst prüfen, dann entscheiden.
💶 2. Arbeitgeberzuschuss zur bAV: Stimmen Abrechnung und Zahlung überein?
Ein vereinbarter Zuschuss muss sich in der Lohnabrechnung und in den tatsächlich abgeführten Beiträgen wiederfinden. Genau dieser Abgleich gehört in den Bestandscheck.
Prüfen Sie die Entgeltumwandlungsvereinbarung, die Abrechnung und den beim Versorgungsträger verbuchten Beitrag gemeinsam. So wird sichtbar, ob die Beträge zusammenpassen oder ob etwa nach einer Gehaltsänderung eine Anpassung ausgeblieben ist.
Bei Entgeltumwandlung über Direktversicherung, Pensionskasse oder Pensionsfonds sieht § 1a Abs. 1a BetrAVG grundsätzlich einen Arbeitgeberzuschuss von 15 Prozent vor, soweit der Arbeitgeber Sozialversicherungsbeiträge einspart. Die konkrete Umsetzung hängt unter anderem von dieser Ersparnis und den einschlägigen Regelungen ab. Tarifliche Besonderheiten gehören deshalb ebenfalls in die Prüfung.
Freiwillige Arbeitgeberleistungen müssen Sie gesondert betrachten. Entscheidend ist, was das Unternehmen zugesagt hat und wie diese Zusage umgesetzt wird.
Für Ihre Personalpraxis heißt das: Prüfen Sie die gesamte Beitragskette von der Vereinbarung bis zur Verbuchung beim Versorgungsträger.
Auch ein korrekt berechneter Betrag hilft wenig, wenn er dem Vertrag nicht richtig zugeordnet wird.
📋 3. Versorgungsordnung: Sind die Regeln Ihrer Betriebsrente nachvollziehbar?
In unserem Beitrag zur Versorgungsordnung in der bAV haben wir die Grundlagen bereits erläutert. Beim Bestandscheck kommt es darauf an, ob diese Regeln im Arbeitsalltag tatsächlich Orientierung geben.
Wer erhält welche Arbeitgeberleistung? Wie werden neue Beschäftigte aufgenommen? Was passiert bei Änderungen des Beschäftigungsverhältnisses? Und wie gehen Sie mit Verträgen um, die jemand aus einem früheren Arbeitsverhältnis mitbringt?
Gerade in gewachsenen Unternehmen finden sich unterschiedliche Vereinbarungen. Das muss nicht falsch sein. Die Unterschiede sollten aber erklärbar und dokumentiert sein.
Eine hilfreiche Probe: Lassen Sie Personalabteilung und Lohnbuchhaltung denselben Fall unabhängig voneinander beschreiben. Kommen unterschiedliche Antworten heraus, besteht Klärungsbedarf.
Eine Versorgungsordnung sollte zu den bestehenden Zusagen, den Arbeitsverträgen und gegebenenfalls den tariflichen oder betrieblichen Regelungen passen. Sie lässt sich deshalb nicht sinnvoll mit einem beliebigen Muster aus dem Internet erledigen.
Wer eine einheitliche bAV-Lösung für sein Unternehmen schaffen möchte, sollte zunächst die vorhandenen Vereinbarungen prüfen. Erst auf dieser Grundlage lässt sich entscheiden, welche Regeln künftig gelten und wie bestehende Versorgungen eingeordnet werden.
🤝 4. bAV-Verwaltung: Wer kümmert sich um Eintritte, Änderungen und Austritte?
Die betriebliche Altersversorgung berührt mehrere Stellen: Geschäftsführung, Personalabteilung, Lohnabrechnung, Beratung und Versorgungsträger. Ohne klare Zuständigkeiten bleibt ein Vorgang schnell zwischen zwei Schreibtischen liegen.
Denken Sie an einen üblichen Personalwechsel: Eine Mitarbeiterin scheidet aus. HR erfasst den Austritt, die Abrechnung beendet die Beitragszahlung. Wer informiert den Versorgungsträger? Wer klärt die weitere Vertragsbehandlung? Wer dokumentiert die erledigten Schritte?
Für solche Fälle brauchen Sie einen Ablauf, der auch bei Urlaub oder einem Wechsel in der Personalabteilung funktioniert.
Legen Sie daher fest, wer neue Versorgungen anstößt, Änderungen meldet, Beiträge kontrolliert und offene Rückfragen nachhält. Benennen Sie außerdem eine Vertretung. Eine knappe Aufgabenübersicht mit Ansprechpartnern ist häufig hilfreicher als eine umfangreiche Beschreibung, die niemand verwendet.
Auch Elternzeit, längere Krankheit und Teilzeit gehören in diese Abläufe. Welche Schritte erforderlich sind, muss jeweils anhand der konkreten Versorgung geklärt werden.
Der praktische Maßstab ist einfach: Können Ihre zuständigen Kollegen einen Vorgang vollständig bearbeiten, ohne sich die erforderlichen Informationen jedes Mal neu zusammensuchen zu müssen?
💬 5. Mitarbeiterinformation: Versteht Ihre Belegschaft das bAV-Angebot?
Ihr Unternehmen finanziert einen Zuschuss oder eine eigene Arbeitgeberleistung. Wissen Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, welchen Beitrag Sie für ihre Versorgung leisten?
Ein Hinweis im Arbeitsvertrag reicht für eine verständliche Kommunikation oft nicht aus. Wer das Angebot nicht einordnen kann, nimmt dessen Wert auch nur eingeschränkt wahr.
Fragen Sie deshalb im Bestandscheck:
✔️ Wann und wie werden neue Beschäftigte über die bAV informiert?
✔️ Ist der Arbeitgeberbeitrag verständlich erklärt?
✔️ Gibt es einen erreichbaren Ansprechpartner für persönliche Fragen?
✔️ Werden Änderungen nachvollziehbar mitgeteilt?
Zur guten Information gehört auch, die spätere Leistungsphase anzusprechen. Eine Erklärung, die ausschließlich die Entlastung beim heutigen Nettogehalt zeigt, bleibt unvollständig. Kosten, mögliche Auswirkungen der Entgeltumwandlung auf Sozialleistungen sowie Steuern und gegebenenfalls Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge im Alter gehören in die individuelle Betrachtung.
Sie müssen als Personalverantwortliche nicht jede Detailfrage selbst beantworten. Sie sollten aber sicherstellen, dass Ihre Belegschaft eine fachkundige Antwort erhält.
Ein verständliches Angebot hilft beiden Seiten: Beschäftigte können ihre Entscheidung besser einordnen, und die Personalabteilung muss dieselben Grundfragen seltener wiederholt klären.
🎯 6. Kosten und Nutzen: Passt Ihre bAV zu den Unternehmenszielen?
Zum Abschluss gehört die Betriebsrente auf den Tisch der Geschäftsführung.
Welche Aufgabe soll die bAV in Ihrem Unternehmen erfüllen? Geht es um ein verlässliches Grundangebot für alle Beschäftigten, um zusätzliche Arbeitgeberleistungen oder um die Versorgung bestimmter Fach- und Führungskräfte?
Betrachten Sie dazu die laufenden Arbeitgeberkosten, die Teilnahme an Ihrem Angebot und den Verwaltungsaufwand. Auch wiederkehrende Rückfragen sind aufschlussreich. Sie zeigen, an welchen Stellen Informationen oder Abläufe noch nicht ausreichend klar sind.
Eine hohe Teilnahmequote allein beweist keine bessere Mitarbeiterbindung. Sie kann aber zusammen mit Rückmeldungen aus der Belegschaft helfen, das Angebot weiterzuentwickeln. Entscheidend ist, dass Sie Ihre Ziele benennen und die Entwicklung über die Zeit verfolgen.
Damit erhält Ihre Geschäftsführung eine belastbare Grundlage für die nächste Entscheidung: Bestehendes fortführen, Kommunikation verbessern, Abläufe vereinfachen oder das Versorgungskonzept gezielt ergänzen.
✅ Nach dem bAV-Bestandscheck: Konkrete Maßnahmen festlegen
Ein Bestandscheck ist dann nützlich, wenn daraus eine überschaubare Maßnahmenliste entsteht.
Fassen Sie für jeden offenen Punkt zusammen, was fehlt, wer die Klärung übernimmt und bis wann das Ergebnis vorliegen soll. Dringende Abweichungen in der Beitragszahlung bearbeiten Sie zuerst. Grundsätzliche Gestaltungsfragen stimmen Sie anschließend mit den beteiligten Fachleuten ab.
Sie müssen dafür nicht das gesamte Versorgungssystem neu aufsetzen. Oft liegt der erste Fortschritt darin, Unterlagen zu vervollständigen, Zuständigkeiten festzulegen und bestehende Vereinbarungen konsequent umzusetzen.
Unsere Empfehlung: Prüfen Sie Ihre bAV regelmäßig und zusätzlich bei größeren Veränderungen im Unternehmen.
Dazu zählen beispielsweise ein Wechsel in der Personalverwaltung, die Übernahme eines Betriebs oder eine Überarbeitung Ihrer Arbeitgeberleistungen.
So behalten Sie die Übersicht und können Ihre betriebliche Altersversorgung auf einer verlässlichen Grundlage weiterentwickeln.
Sie möchten wissen, wie Ihre Betriebsrente heute aufgestellt ist? Wir unterstützen Unternehmen in Hannover und der Region sowie überregional bei der Bestandsaufnahme, ordnen offene Fragen ein und besprechen mit Ihnen die nächsten Schritte.
Warum betriebliche Altersvorsorge?
Sozialversicherungspflichtige Angestellte profitieren Dank des deutschen Rentenversicherungssystems von der gesetzlichen Altersrente. Sicher ist aber, dass die gesetzliche Rente für viele Menschen im Alter nicht ausreichen wird, den aus dem Erwerbsleben gewohnten Lebensstandard halten zu können. Daher ist eine zusätzliche private Vorsorge unausweichlich. Teil einer solchen Vorsorge-Strategie sollte für Angestellte die betriebliche Altersvorsorge sein. Wie diese funktioniert und welche Vorteile sie für Arbeitgeber*innen und Arbeitnehmer*innen bietet, erfahren Sie hier.
Employer Branding und Arbeitgeberattraktivität durch betriebliche Altersvorsorge steigern
Eine betrieblichen Altersversorgung für Mitarbeiter*innen bietet Unternehmen Wettbewerbsvorteile in der Personalpolitik. Dabei geht es nicht nur um die Gewinnung von Fach- und Führungskräften, Unternehmen, die eine bAV anbieten, können ihre Mitarbeiter*innen auch länger halten. Das Vorhandensein einer betrieblichen Vorsorge für den Ruhestand, den Fall der Invalidität oder der Hinterbliebenen wird inzwischen auch in kleinen und mittelständigen Unternehmen (KMU) von der Mehrzahl der Angestellten gewünscht.
Als Unternehmen oder Selbstständige möchten Sie bei Betriebsrente eigenständig für Ihre Mitarbeiter*Innen einführen? Unsere Checkliste steht Ihnen zum Download bereit. -> Hier geht es zum Download Ihrer bAV-Checkliste.
Das sind wir: Als Experten für betriebliche Altersvorsorge unterstützen Norman Schlehr und sein Team Unternehmen des deutschen Mittelstands der Größenordnungen 100 – 750 Mitarbeiter*innen in der Planung und Realisierung eigener Betriebsrenten sowie der Vorsorge im Bereich der Geschäftsführungen. Dadurch erreicht unsere Mandantschaft eine spürbare und meistens kostenneutrale Stärkung ihrer Arbeitgebermarke und eine Steigerung des sozialen Unternehmensimages. Es verlängern sich die Stehzeiten Ihrer Mitarbeiter*innen und Sie erreichen Vorteile in der zukünftigen Personalgewinnung. Direkte und indirekte Kostenvorteile bilden ebenfalls einen sehr positiven Effekt auf Ihr Unternehmen.
Sie möchten mehr über die betriebliche Altersvorsorge erfahren oder eine mögliche individuelle Installation der bAV in Ihrem Unternehmen? Gerne stehen wir Ihnen für Ihre Anliegen zur Verfügung. Treten Sie einfach mit uns digital oder persönlich in den Kontakt. -> Hier geht es zum Kontaktformular.
Sie möchten Ihr Unternehmen in der betrieblichen Altersversorgung weiter ausbauen und Ihre Mitarbeitenden*innen noch mehr begeistern? Dann sind wir der richtige Partner an Ihrer Seite. Folgen Sie uns gerne auf den gängigen Social Media-Kanälen. Gerne stehen wir Ihnen für erste individuelle Fragen mit einem digitalen oder persönlichen Erstgespräch zur Seite.
Rechtlicher Hinweis: Unser Team informiert auf besser-bAV.de praxisnah über Änderungen innerhalb der betrieblichen Altersversorgung für Unternehmen und bAV-Verantwortliche. Wir möchten Sie damit in Ihrer Unternehmensführung unterstützen. Bei diesen Publikationen handelt es sich um keine Kaufempfehlung oder Beratung. Eine individuelle und konzeptionelle Beratung Ihres Unternehmens ist durch keine Presseveröffentlichung zu ersetzen.
PS, denken Sie daran: Begeisterte Mitarbeitende verbleiben länger im Unternehmen und empfehlen Sie auf der Suche nach weiteren qualifizierten Mitarbeiter*innen gerne im eigenen Umfeld. Dies spart Ihnen Kosten und verstärkt Ihr positives Unternehmensimage. Etwas besseres kann Ihnen nicht passieren.
Ihr besser Team von besser-bAV aus Hannover
Quellen:
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