Liebe Unternehmerinnen und Unternehmer, liebe Personalverantwortliche,
der Arbeitsvertrag ist unterschrieben, der erste Arbeitstag vorbereitet. Zwischen Personalbogen und den Unterlagen für die Lohnabrechnung liegt eine weitere Bitte: „Meine betriebliche Altersversorgung möchte ich bei Ihnen weiterführen.“
Beigefügt sind eine Versicherungspolice und ein Formular zum Versicherungsnehmerwechsel. Die Unterschrift scheint eine reine Verwaltungsangelegenheit zu sein.
Genau hier lohnt sich ein genauer Blick.
Denn mit einer bestehenden Betriebsrente kommen möglicherweise Vereinbarungen ins Unternehmen, die Sie weder ausgewählt noch selbst gestaltet haben. Welche Verpflichtungen damit verbunden sind, lässt sich aus der Beitragshöhe oder dem Namen des Versicherers allein nicht erkennen.
Ein mitgebrachter bAV-Vertrag gehört vor der Übernahme fachlich geprüft. Entscheidend sind die Versorgungszusage, die Vertragsbedingungen und der vorgesehene Übertragungsweg.
Meine Empfehlung: Legen Sie für solche Fälle einen festen Prüfablauf fest. So erhält Ihr neuer Beschäftigter eine nachvollziehbare Antwort, und Ihre Personalabteilung kann auf einer verlässlichen Grundlage entscheiden.
Ihr Norman Schlehr und Team, betriebliche Altersversorgung in Hannover
📁 1. Unterlagen prüfen: Liegt Ihnen die vollständige Versorgung vor?
Eine Versicherungspolice ist ein wichtiger Ausgangspunkt. Für die Beurteilung der betrieblichen Altersversorgung reicht sie häufig nicht aus.
Neben dem Versicherungsvertrag sind die arbeitsrechtlichen Vereinbarungen entscheidend. Darin kann geregelt sein, was der bisherige Arbeitgeber zugesagt hat und wie die Versorgung finanziert wurde.Denn mit einer bestehenden Betriebsrente kommen möglicherweise Vereinbarungen ins Unternehmen, die Sie weder ausgewählt noch selbst gestaltet haben. Welche Verpflichtungen damit verbunden sind, lässt sich aus der Beitragshöhe oder dem Namen des Versicherers allein nicht erkennen.
Ein mitgebrachter bAV-Vertrag gehört vor der Übernahme fachlich geprüft. Entscheidend sind die Versorgungszusage, die Vertragsbedingungen und der vorgesehene Übertragungsweg.
Meine Empfehlung: Legen Sie für solche Fälle einen festen Prüfablauf fest. So erhält Ihr neuer Beschäftigter eine nachvollziehbare Antwort, und Ihre Personalabteilung kann auf einer verlässlichen Grundlage entscheiden.
Ihr Norman Schlehr und Team, betriebliche Altersversorgung in Hannover
Auch spätere Änderungen gehören dazu. Eine ursprüngliche Zusage muss nicht mehr dem aktuellen Stand entsprechen.
Für die erste Prüfung sollten Sie diese Unterlagen zusammenstellen:
✔️ Die Versicherungspolice einschließlich Nachträgen und Vertragsbedingungen.
✔️ Die Versorgungszusage und die bisherige Entgeltumwandlungsvereinbarung.
✔️ Eine gegebenenfalls geltende Versorgungsordnung oder betriebliche Vereinbarung.
✔️ Eine aktuelle Auskunft zum Vertragsstand und zur bisherigen Finanzierung.
✔️ Die vorgesehenen Übernahme- oder Übertragungsunterlagen.
✔️ Angaben zum Ausscheiden beim bisherigen Arbeitgeber und zum gewünschten Beginn bei Ihnen.
Prüfen Sie außerdem, ob die letzte Beitragszahlung bereits erfolgt ist und welchen Status der Vertrag aktuell hat. Läuft er unverändert weiter, wurde er beitragsfrei gestellt oder ist eine private Fortführung vorgesehen?
Dabei sollten Sie nur die Unterlagen und personenbezogenen Informationen anfordern, die für die Prüfung tatsächlich erforderlich sind.
Eine vollständige Akte schafft die Grundlage für eine Entscheidung. Fehlende Vereinbarungen lassen sich durch ein ausgefülltes Übernahmeformular nicht ersetzen.
⚖️ 2. Verpflichtungen einordnen: Was soll Ihr Unternehmen übernehmen?
Im Gespräch ist häufig von der „Übernahme der Versicherung“ die Rede. Für den Arbeitgeber stellt sich eine weitergehende Frage: Welche Versorgungsverpflichtung soll damit verbunden sein?
Versicherungsvertrag und arbeitsrechtliche Zusage müssen zusammen betrachtet werden. Eine Bestätigung des Versicherers beantwortet nicht automatisch sämtliche Fragen zur Arbeitgeberhaftung.
Deshalb sollten Sie vor einer Unterschrift klären, welche Erklärungen Ihr Unternehmen abgibt und welche Verpflichtungen daraus entstehen können.
Diese Fragen gehören in die fachliche Bewertung:
✔️ Welche Leistungen wurden bisher zugesagt?
✔️ Welche Zusageart liegt zugrunde?
✔️ Wie verteilen sich Entgeltumwandlung und Arbeitgeberfinanzierung?
✔️ Welche bestehenden Ansprüche sind zu berücksichtigen?
✔️ Welche Verpflichtungen soll der neue Arbeitgeber ausdrücklich übernehmen?
✔️ Passen die vorgesehenen Erklärungen zum Versorgungssystem Ihres Unternehmens?
Bei älteren Zusagen, besonderen Leistungsversprechen oder unklaren Unterlagen sollte die arbeitsrechtliche Bewertung entsprechend vertieft werden.
Ein Formular ist dabei kein Ersatz für die Prüfung. Entscheidend ist sein Inhalt.
Bevor Ihre Geschäftsführung unterschreibt, sollte nachvollziehbar feststehen, welche Verpflichtungen das Unternehmen eingeht.
🔀 3. Übertragungsweg klären: Übernahme oder Übertragung des Versorgungskapitals?
Beim Arbeitgeberwechsel werden unterschiedliche Vorgänge häufig unter dem Begriff „Mitnahme“ zusammengefasst.
Für die praktische Bearbeitung müssen Sie diese unterscheiden.
Übernahme der bestehenden Zusage
Bei einer Übernahme wird die bisherige Versorgungszusage durch den neuen Arbeitgeber fortgeführt. Bei einer Direktversicherung kann dazu ein Wechsel des Versicherungsnehmers gehören.
Welche Vereinbarungen und Zustimmungen erforderlich sind, ist anhand des konkreten Falls zu klären.
Übertragung des Versorgungskapitals
Bei einer Kapitalübertragung wird ein Übertragungswert in eine Versorgung beim neuen Arbeitgeber eingebracht. Die neue Versorgung kann andere Bedingungen haben als der bisherige Vertrag.
Ein gesetzlicher Anspruch auf Übertragung besteht unter bestimmten Voraussetzungen. Ob diese vorliegen und welche Fristen gelten, gehört frühzeitig in die Prüfung.
Wichtig: Der Anspruch auf Entgeltumwandlung bedeutet nicht automatisch, dass der neue Arbeitgeber jeden mitgebrachten Versicherungsvertrag unverändert übernehmen muss. Gesetzliche Übertragungsansprüche sowie tarifliche und vertragliche Regelungen sind gesondert zu betrachten.
Für Ihre Entscheidung sollten Sie festhalten:
✔️ Welcher Vorgang konkret beantragt wird.
✔️ Welche gesetzlichen oder vertraglichen Ansprüche bestehen.
✔️ Welche Beteiligten zustimmen müssen.
✔️ Welche Fristen und Voraussetzungen zu beachten sind.
✔️ Welche Folgen sich für die bisherige und die neue Versorgung ergeben.
Auch eine Beitragsfreistellung oder private Fortführung kann je nach Vertrag eine Möglichkeit sein. Welche Lösung geeignet ist, muss individuell beurteilt werden.
Übernahme und Kapitalübertragung können zu unterschiedlichen Ergebnissen führen. Deshalb sollten sie auch in der Kommunikation mit dem Beschäftigten klar auseinandergehalten werden.
🔎 4. Konditionen vergleichen: Was bleibt erhalten, was verändert sich?
Eine einheitliche Firmenlösung erleichtert die Verwaltung. Daraus folgt allerdings nicht, dass der Wechsel aus jedem bestehenden Vertrag wirtschaftlich sinnvoll ist.
Ältere Verträge können Konditionen enthalten, die heute nicht mehr in gleicher Form angeboten werden. Umgekehrt ist ein alter Vertrag allein wegen seines Abschlussjahres noch keine besonders gute Lösung.
Entscheidend ist der konkrete Vergleich.
Diese Punkte sollten Sie gegenüberstellen:
✔️ Garantierte Leistungen und gegebenenfalls garantierte Rentenfaktoren.
✔️ Abschluss-, Verwaltungs- und mögliche Übertragungskosten.
✔️ Die verbleibende Laufzeit und den vorgesehenen Rentenbeginn.
✔️ Anlagekonzept, Garantien und bestehende Wahlmöglichkeiten.
✔️ Vereinbarte Leistungen bei Berufsunfähigkeit, Invalidität oder Tod.
✔️ Mögliche neue Gesundheitsprüfungen, Wartezeiten oder Einschränkungen.
✔️ Steuerliche Besonderheiten des bestehenden Vertrags.
Gerade ein eingeschlossener Zusatzschutz verdient Aufmerksamkeit. Wird die Altersversorgung verändert, muss geklärt sein, ob und wie dieser Schutz weiterbesteht.
Auch die Beitragsfreistellung kann Auswirkungen auf Leistungen haben. Sie sollte deshalb ebenso bewusst geprüft werden wie eine Übertragung.
Ein übersichtlicher Vertragsbestand ist ein organisatorisches Ziel. Ob eine Änderung für den einzelnen Beschäftigten sinnvoll ist, braucht eine eigene Bewertung.
💶 5. Beiträge abstimmen: Wie werden Entgeltumwandlung und Arbeitgeberzuschuss umgesetzt?
Ist der passende Weg geklärt, folgt die Umsetzung in der Lohnabrechnung.
Die bisherige Beitragshöhe kann dabei nicht ungeprüft als neue Vereinbarung übernommen werden. Zunächst muss feststehen, welcher Anteil aus Entgeltumwandlung stammt und welche Leistungen der bisherige Arbeitgeber zusätzlich finanziert hat.
Ein früherer freiwilliger Arbeitgeberbeitrag gilt beim neuen Arbeitgeber nicht allein deshalb weiter, weil er bislang gezahlt wurde. Maßgeblich sind die bestehenden Ansprüche und die bei Ihnen geltenden beziehungsweise neu vereinbarten Leistungen.
Auch der gesetzliche Arbeitgeberzuschuss zur Entgeltumwandlung gehört in die Prüfung. Seine konkrete Anwendung richtet sich unter anderem nach dem Durchführungsweg, der Sozialversicherungsersparnis und einschlägigen tariflichen Regelungen.
Für die Abrechnung brauchen Sie klare Angaben:
✔️ Die künftig vereinbarte Entgeltumwandlung.
✔️ Den gesetzlichen beziehungsweise vereinbarten Arbeitgeberzuschuss.
✔️ Etwaige zusätzliche Arbeitgeberleistungen.
✔️ Den Beginn der Beitragszahlung.
✔️ Die richtige Vertragsnummer und Zahlungsverbindung.
✔️ Eine Abstimmung zu bereits im Wechseljahr geleisteten Beiträgen, soweit diese für die steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Behandlung relevant sind.
Achten Sie außerdem auf den Übergang zwischen beiden Arbeitsverhältnissen. Doppelzahlungen, fehlende Beiträge oder eine Zahlung an den falschen Vertrag verursachen vermeidbaren Klärungsaufwand.
Vereinbarung, Lohnabrechnung und tatsächliche Beitragszahlung müssen zusammenpassen. Prüfen Sie deshalb auch die erste Abrechnung nach der Umsetzung.
🤝 6. Entscheidung dokumentieren: Wer bestätigt den Abschluss des Vorgangs?
Der Antrag ist unterschrieben und verschickt. Damit ist der Arbeitgeberwechsel innerhalb der bAV noch nicht vollständig bearbeitet.
Entscheidend ist, ob die erforderlichen Bestätigungen vorliegen und die Versorgung wie vorgesehen eingerichtet wurde.
Legen Sie fest, wer den Vorgang nachhält. Personalabteilung, Lohnbuchhaltung, Beratung und Versorgungsträger sollten wissen, welche Aufgabe jeweils bei ihnen liegt.
In Ihrer Dokumentation sollten diese Punkte nachvollziehbar sein:
✔️ Welche Unterlagen geprüft wurden.
✔️ Welcher Übernahme- oder Übertragungsweg gewählt wurde.
✔️ Welche fachlichen Bewertungen und Zustimmungen vorliegen.
✔️ Welche Beiträge und Arbeitgeberleistungen vereinbart sind.
✔️ Ab welchem Zeitpunkt die neue Regelung gilt.
✔️ Ob die erforderlichen Bestätigungen eingegangen sind.
✔️ Ob die erste Beitragszahlung richtig verarbeitet wurde.
Informieren Sie auch Ihren neuen Beschäftigten über das Ergebnis. Er sollte wissen, welche Versorgung künftig besteht, welche Beiträge fließen und an wen er sich mit Fragen wenden kann.
Dabei gilt: Die Dokumentation macht eine unpassende Lösung nicht passend. Sie hält die geprüfte Entscheidung und ihre Umsetzung fest.
Ein Vorgang ist abgeschlossen, wenn die vereinbarte Lösung bestätigt, richtig eingerichtet und in der Abrechnung angekommen ist.
✅ Nach dem Arbeitgeberwechsel: Aus dem Einzelfall wird ein verlässlicher HR-Prozess
Mitgebrachte bAV-Verträge werden Ihrer Personalabteilung immer wieder begegnen. Es lohnt sich deshalb, die Bearbeitung als festen Bestandteil des Onboardings zu organisieren.
Fragen Sie frühzeitig nach vorhandenen Versorgungen. Benennen Sie einen Ansprechpartner, stellen Sie eine Unterlagenliste bereit und vereinbaren Sie, wann eine fachliche Prüfung erforderlich ist.
Eine vorschnelle Zusage im Einstellungsgespräch sollten Sie vermeiden. Besser ist eine klare Aussage: „Wir prüfen Ihre bestehende Versorgung und besprechen anschließend die Möglichkeiten.“
Ihre nächsten Schritte:
✔️ Bestehende bAV beim Eintritt neuer Beschäftigter frühzeitig abfragen.
✔️ Vollständige Unterlagen gezielt anfordern.
✔️ Zusage, Vertragsbedingungen und Übertragungsweg fachlich prüfen.
✔️ Entscheidung und neue Vereinbarungen dokumentieren.
✔️ Einrichtung, Abrechnung und erste Beitragszahlung kontrollieren.
Unsere Empfehlung: Schaffen Sie für mitgebrachte Verträge einen einheitlichen Prüfprozess. Das erleichtert Ihrer Personalabteilung die Arbeit und gibt neuen Kolleginnen und Kollegen eine nachvollziehbare Orientierung.
Sie möchten prüfen lassen, ob ein bestehender Vertrag in Ihre Firmenversorgung übernommen werden kann? Wir unterstützen Sie bei der Bestandsaufnahme, der Abstimmung mit den Beteiligten und der Vorbereitung der weiteren Umsetzung. Bei rechtlichen oder steuerlichen Spezialfragen binden Sie die entsprechend qualifizierten Fachleute ein.
Hier geht es zum Kontakt mit besser-bAV.
Ihr Norman Schlehr und das Team von besser-bAV aus Hannover
PS: Ein geordneter Arbeitgeberwechsel zeigt sich auch daran, wie sorgfältig Sie mit der bestehenden Versorgung Ihrer neuen Beschäftigten umgehen. Eine verständliche Prüfung und eine klare Rückmeldung gehören zu einem guten Start dazu.
📚 Weiterführend auf unserem Blog:
✔️ Ihr Sicherheitsanker: Versorgungsordnung in der bAV
✔️ Ab wann macht eine einheitliche bAV-Lösung für mein Unternehmen Sinn?
⚖️ Rechtlicher Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information für Unternehmen und Personalverantwortliche. Er ersetzt keine individuelle Prüfung der arbeitsrechtlichen, steuerlichen und versicherungsvertraglichen Situation.
📖 Weiterführende gesetzliche Grundlagen:
✔️ § 1 BetrAVG – Zusage des Arbeitgebers auf betriebliche Altersversorgung
Warum betriebliche Altersvorsorge?
Sozialversicherungspflichtige Angestellte profitieren Dank des deutschen Rentenversicherungssystems von der gesetzlichen Altersrente. Sicher ist aber, dass die gesetzliche Rente für viele Menschen im Alter nicht ausreichen wird, den aus dem Erwerbsleben gewohnten Lebensstandard halten zu können. Daher ist eine zusätzliche private Vorsorge unausweichlich. Teil einer solchen Vorsorge-Strategie sollte für Angestellte die betriebliche Altersvorsorge sein. Wie diese funktioniert und welche Vorteile sie für Arbeitgeber*innen und Arbeitnehmer*innen bietet, erfahren Sie hier.
Employer Branding und Arbeitgeberattraktivität durch betriebliche Altersvorsorge steigern
Eine betrieblichen Altersversorgung für Mitarbeiter*innen bietet Unternehmen Wettbewerbsvorteile in der Personalpolitik. Dabei geht es nicht nur um die Gewinnung von Fach- und Führungskräften, Unternehmen, die eine bAV anbieten, können ihre Mitarbeiter*innen auch länger halten. Das Vorhandensein einer betrieblichen Vorsorge für den Ruhestand, den Fall der Invalidität oder der Hinterbliebenen wird inzwischen auch in kleinen und mittelständigen Unternehmen (KMU) von der Mehrzahl der Angestellten gewünscht.
Als Unternehmen oder Selbstständige möchten Sie bei Betriebsrente eigenständig für Ihre Mitarbeiter*Innen einführen? Unsere Checkliste steht Ihnen zum Download bereit. -> Hier geht es zum Download Ihrer bAV-Checkliste.
Das sind wir: Als Experten für betriebliche Altersvorsorge unterstützen Norman Schlehr und sein Team Unternehmen des deutschen Mittelstands der Größenordnungen 100 – 750 Mitarbeiter*innen in der Planung und Realisierung eigener Betriebsrenten sowie der Vorsorge im Bereich der Geschäftsführungen. Dadurch erreicht unsere Mandantschaft eine spürbare und meistens kostenneutrale Stärkung ihrer Arbeitgebermarke und eine Steigerung des sozialen Unternehmensimages. Es verlängern sich die Stehzeiten Ihrer Mitarbeiter*innen und Sie erreichen Vorteile in der zukünftigen Personalgewinnung. Direkte und indirekte Kostenvorteile bilden ebenfalls einen sehr positiven Effekt auf Ihr Unternehmen.
Sie möchten mehr über die betriebliche Altersvorsorge erfahren oder eine mögliche individuelle Installation der bAV in Ihrem Unternehmen? Gerne stehen wir Ihnen für Ihre Anliegen zur Verfügung. Treten Sie einfach mit uns digital oder persönlich in den Kontakt. -> Hier geht es zum Kontaktformular.
Sie möchten Ihr Unternehmen in der betrieblichen Altersversorgung weiter ausbauen und Ihre Mitarbeitenden*innen noch mehr begeistern? Dann sind wir der richtige Partner an Ihrer Seite. Folgen Sie uns gerne auf den gängigen Social Media-Kanälen. Gerne stehen wir Ihnen für erste individuelle Fragen mit einem digitalen oder persönlichen Erstgespräch zur Seite.
Rechtlicher Hinweis: Unser Team informiert auf besser-bAV.de praxisnah über Änderungen innerhalb der betrieblichen Altersversorgung für Unternehmen und bAV-Verantwortliche. Wir möchten Sie damit in Ihrer Unternehmensführung unterstützen. Bei diesen Publikationen handelt es sich um keine Kaufempfehlung oder Beratung. Eine individuelle und konzeptionelle Beratung Ihres Unternehmens ist durch keine Presseveröffentlichung zu ersetzen.
PS, denken Sie daran: Begeisterte Mitarbeitende verbleiben länger im Unternehmen und empfehlen Sie auf der Suche nach weiteren qualifizierten Mitarbeiter*innen gerne im eigenen Umfeld. Dies spart Ihnen Kosten und verstärkt Ihr positives Unternehmensimage. Etwas besseres kann Ihnen nicht passieren.
Ihr besser Team von besser-bAV aus Hannover
Quellen:
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